Minggu, 12 Juni 2011
Dampak yang akan terjadi terhadap manajemen dan organisasi suatu perusahaan dari perkembangan system jaringan dan internet
orang akan lebih cepat mengenal suatu manajemen perusahaan jika menggunakan internet.tak terhitung jarak pasti sudah dapat terhubungi di tiap2 manajemen.namun tindakan scamming belakangan ini membuat kita lebih waspada dalam menggunakan rahasia di dalam jaringan koneksi internet
Hal yang perlu dipertimbangkan dengan adanya kemajuan teknologi computer dan komunikasi terhadap perkembangan organisasi
Hal yang perlu diperhatikan,yaitu kecepatan,ketepatan,proteksi/keamanan,realibitas,dan bagaimana mengoptimumkan teknologi tersebut diterapkan
pengaruh perkembangan teknologi computer dan komunikasi terhadap system manajemen dan organisasi
Sistem informasi akuntansi manajemen adalah sistem informasi yang
memproses input sehingga menghasilkan output untuk mencapai tujuan khusus
manajemen. Proses adalah inti dari sistem informasi akuntansi manajemen. Proses
dapat dijelaskan oleh aktivitas seperti pengumpulan, (collecting), pengukuran
(measuring), penyimpanan (storing), analisis (analysis), pelaporan (reporting), dan
pengelolaan (managing) informasi. Output yang dihasilkan dapat berupa laporan
khusus, biaya produksi, biaya pelanggan, anggaran, laporan kinerja, bahkan
komunikasi personal.
Sistem informasi akuntansi manajemen mempunyai tiga tujuan utama, yaitu (1)
untuk menyediakan informasi yang digunakan dalam perhitungan biaya jasa,
produk dan tujuan lain yang diinginkan manajemen, (2) untuk menyediakan
informasi yang digunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan
perbaikan yang berkesinambungan, serta (3) untuk menyediakan informasi yang
berguna dalam pengambilan keputusan (Hansen, 2000). Ketiga tujuan ini
mengungkapkan bahwa manajer dan pengguna lainnya membutuhkan informasi
akuntansi manajemen dan perlu mengetahui bagaimana cara menggunakannya.
Informasi akuntansi manajemen dapat membantu manajemen mengidentifikasikan
suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja. Informasi
akuntansi manajemen dibutuhkan dan digunakan dalam semua lingkup manajemen,
meliputi perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan.
memproses input sehingga menghasilkan output untuk mencapai tujuan khusus
manajemen. Proses adalah inti dari sistem informasi akuntansi manajemen. Proses
dapat dijelaskan oleh aktivitas seperti pengumpulan, (collecting), pengukuran
(measuring), penyimpanan (storing), analisis (analysis), pelaporan (reporting), dan
pengelolaan (managing) informasi. Output yang dihasilkan dapat berupa laporan
khusus, biaya produksi, biaya pelanggan, anggaran, laporan kinerja, bahkan
komunikasi personal.
Sistem informasi akuntansi manajemen mempunyai tiga tujuan utama, yaitu (1)
untuk menyediakan informasi yang digunakan dalam perhitungan biaya jasa,
produk dan tujuan lain yang diinginkan manajemen, (2) untuk menyediakan
informasi yang digunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan
perbaikan yang berkesinambungan, serta (3) untuk menyediakan informasi yang
berguna dalam pengambilan keputusan (Hansen, 2000). Ketiga tujuan ini
mengungkapkan bahwa manajer dan pengguna lainnya membutuhkan informasi
akuntansi manajemen dan perlu mengetahui bagaimana cara menggunakannya.
Informasi akuntansi manajemen dapat membantu manajemen mengidentifikasikan
suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja. Informasi
akuntansi manajemen dibutuhkan dan digunakan dalam semua lingkup manajemen,
meliputi perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan.
jenis jenis dari aplikasi manajemen perkantoran
aplikasi-aplikasi manajemen perkantoran
Manajemen Hubungan Pelanggan (bahasa Inggris: Customer Relationship Management disingkat CRM) adalah suatu jenis manajemen yang secara khusus membahas teori mengenai penanganan hubungan antara perusahaan dengan pelanggannya dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan di mata para pelanggannya. Pengertian lain mengatakan bahwa ia adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service).
Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
Compiere (dieja kompjere) adalah sebuah ERP dan solusi bisnis CRM sumber terbuka untuk Usaha Kecil dan Menengah (UKM) dalam bidang distribusi dan jasa.
Audit Sistem Aplikasi Produk adalah ketika sistem komputer dari SAP undegoes sebuah audit untuk memeriksa perusahaan keamanan dan integritas data . SAP is the acronym for Systems, Applications, Products. SAP adalah singkatan dari Systems, Applications, Produk. It is a system that provides users with a soft real time business application. Ini adalah sebuah sistem yang menyediakan pengguna dengan aplikasi bisnis lunak waktu nyata. It contains a user interface and is considered extremely flexible. Ini berisi antarmuka pengguna dan dianggap sangat fleksibel. In an SAP audit the two main areas of concern are security and data integrity. Dalam audit SAP dua bidang utama yang menjadi perhatian adalah keamanan dan integritas data.
Dasar MYOB
Khusus untuk pembahasan awal kami akan mengenalkan kepada anda tentang M.Y.O.B Accounting Plus Ver 13, walaupun sekarang sudah ada versi yang lebih tinggi yaitu versi 15,16 maupun diatasnya lagi namun tidak berarti anda tidak bisa menggunakan versi yang lebih tinggi tersebut. Karena versi diatas ver13 adalah pengembangan dan perbaikan dari versi-versi sebelumnya, sehingga apabila sudah menguasai versi 13 ini maka untuk ke versi selanjutnya akan lebih mudah.
Myob Accounting adalah aplikasi akuntansi yang populer saat ini. MYOB Accounting memfokuskan pada perusahaan jasa dan dagang disamping jenis perusahaan yang lain pun bisa juga diterapkan. Paling cocok aplikasi ini diterapkan pada perusahaan menengah kebawah, untuk perusahaan besar rasanya tidak memadai, karena biasanya perusahaan besar jumlah transaksinya sangat komplek sehingga biasanya mempunyai program yang dirancang sendiri sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut.
Pengenalan Macromedia Flash
A. Pengenalan Softw are untuk Animasi
Pada prinsipnya animasi dibuat dengan menggunakan berbagai gambar terpisah. Sementara gerakan (motion) pada dasarnya adalah kumpulan dari gambar diam yang diurutkan sehingga menyerupai obyek yang bergerak. Seperti halnya pada TV atau film, sebenarnya layar berkedip dengan kecepatan tertentu dan menampilkan tiap-tiap gambar. Karena kecepatannya yang sangat tinggi, maka seluruh gambar tergabung membentuk sebuah aliran adegan yang panjang.
Flash merupakan software yang mampu menghasilkan file animasi dengan ukuran kecil. Hal ini terjadi karena Flash merupakan program animasi vektor, maksudnya dibuat dari sejumlah bentuk yang tersusun atas gambar dan warna. Selain lebih ekonomis ukuranf ile-nya, vector mudah dibentuk dan digerakkan serta dapat ditampilkan bahkan dicetak dalam ukuran apapun.
Selain gambar dengan format vektor, Flash juga mampu menggabungkan teks, gambarbi t m ap, suara
serta elemen interaktif ke dalamm ovie.
Flash memiliki kemampuan untuk menyederhanakan proses animasi melalui penggunaanf r ameku n ci dant w eeni ng. Maksudnya cukup dengan membuat titik awal dan akhir animasi, dan Flash akan mengerjakant w een di antaranya.
Macromedia Director adalah perangkat yang dibuat oleh Macromedia dan sekarang merupakan bagian dari Adobe Systems. yang memperbolehkan pengguna untuk membangun perangkat lunak dalam film metaphor, yang digunakan pengguna untuk menjadi sutradara sebuah film.
Manajemen Rantai Suplai (Supply chain management) adalah sebuah ‘proses payung’ di mana produk diciptakan dan disampaikan kepada konsumen dari sudut struktural. Sebuah supply chain (rantai suplai) merujuk kepada jaringan yang rumit dari hubungan yang mempertahankan organisasi dengan rekan bisnisnya untuk mendapatkan sumber produksi dalam menyampaikan kepada konsumen. (Kalakota, 2000, h197)
Tujuan yang hendak dicapai dari setiap rantai suplai adalah untuk memaksimalkan nilai yang dihasilkan secara keseluruhan (Chopra, 2001, h5). Rantai suplai yang terintegrasi akan meningkatkan keseluruhan nilai yang dihasilkan oleh rantai suplai tersebut.
Manajemen Hubungan Pelanggan (bahasa Inggris: Customer Relationship Management disingkat CRM) adalah suatu jenis manajemen yang secara khusus membahas teori mengenai penanganan hubungan antara perusahaan dengan pelanggannya dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan di mata para pelanggannya. Pengertian lain mengatakan bahwa ia adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service).
Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
Compiere (dieja kompjere) adalah sebuah ERP dan solusi bisnis CRM sumber terbuka untuk Usaha Kecil dan Menengah (UKM) dalam bidang distribusi dan jasa.
Audit Sistem Aplikasi Produk adalah ketika sistem komputer dari SAP undegoes sebuah audit untuk memeriksa perusahaan keamanan dan integritas data . SAP is the acronym for Systems, Applications, Products. SAP adalah singkatan dari Systems, Applications, Produk. It is a system that provides users with a soft real time business application. Ini adalah sebuah sistem yang menyediakan pengguna dengan aplikasi bisnis lunak waktu nyata. It contains a user interface and is considered extremely flexible. Ini berisi antarmuka pengguna dan dianggap sangat fleksibel. In an SAP audit the two main areas of concern are security and data integrity. Dalam audit SAP dua bidang utama yang menjadi perhatian adalah keamanan dan integritas data.
Dasar MYOB
Khusus untuk pembahasan awal kami akan mengenalkan kepada anda tentang M.Y.O.B Accounting Plus Ver 13, walaupun sekarang sudah ada versi yang lebih tinggi yaitu versi 15,16 maupun diatasnya lagi namun tidak berarti anda tidak bisa menggunakan versi yang lebih tinggi tersebut. Karena versi diatas ver13 adalah pengembangan dan perbaikan dari versi-versi sebelumnya, sehingga apabila sudah menguasai versi 13 ini maka untuk ke versi selanjutnya akan lebih mudah.
Myob Accounting adalah aplikasi akuntansi yang populer saat ini. MYOB Accounting memfokuskan pada perusahaan jasa dan dagang disamping jenis perusahaan yang lain pun bisa juga diterapkan. Paling cocok aplikasi ini diterapkan pada perusahaan menengah kebawah, untuk perusahaan besar rasanya tidak memadai, karena biasanya perusahaan besar jumlah transaksinya sangat komplek sehingga biasanya mempunyai program yang dirancang sendiri sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut.
Pengenalan Macromedia Flash
A. Pengenalan Softw are untuk Animasi
Pada prinsipnya animasi dibuat dengan menggunakan berbagai gambar terpisah. Sementara gerakan (motion) pada dasarnya adalah kumpulan dari gambar diam yang diurutkan sehingga menyerupai obyek yang bergerak. Seperti halnya pada TV atau film, sebenarnya layar berkedip dengan kecepatan tertentu dan menampilkan tiap-tiap gambar. Karena kecepatannya yang sangat tinggi, maka seluruh gambar tergabung membentuk sebuah aliran adegan yang panjang.
Flash merupakan software yang mampu menghasilkan file animasi dengan ukuran kecil. Hal ini terjadi karena Flash merupakan program animasi vektor, maksudnya dibuat dari sejumlah bentuk yang tersusun atas gambar dan warna. Selain lebih ekonomis ukuranf ile-nya, vector mudah dibentuk dan digerakkan serta dapat ditampilkan bahkan dicetak dalam ukuran apapun.
Selain gambar dengan format vektor, Flash juga mampu menggabungkan teks, gambarbi t m ap, suara
serta elemen interaktif ke dalamm ovie.
Flash memiliki kemampuan untuk menyederhanakan proses animasi melalui penggunaanf r ameku n ci dant w eeni ng. Maksudnya cukup dengan membuat titik awal dan akhir animasi, dan Flash akan mengerjakant w een di antaranya.
Macromedia Director adalah perangkat yang dibuat oleh Macromedia dan sekarang merupakan bagian dari Adobe Systems. yang memperbolehkan pengguna untuk membangun perangkat lunak dalam film metaphor, yang digunakan pengguna untuk menjadi sutradara sebuah film.
Manajemen Rantai Suplai (Supply chain management) adalah sebuah ‘proses payung’ di mana produk diciptakan dan disampaikan kepada konsumen dari sudut struktural. Sebuah supply chain (rantai suplai) merujuk kepada jaringan yang rumit dari hubungan yang mempertahankan organisasi dengan rekan bisnisnya untuk mendapatkan sumber produksi dalam menyampaikan kepada konsumen. (Kalakota, 2000, h197)
Tujuan yang hendak dicapai dari setiap rantai suplai adalah untuk memaksimalkan nilai yang dihasilkan secara keseluruhan (Chopra, 2001, h5). Rantai suplai yang terintegrasi akan meningkatkan keseluruhan nilai yang dihasilkan oleh rantai suplai tersebut.
pengertian aplikasi manajemen perkantoran
Penjelasan ERP
’ERP is a complete enterprise wide business software solution. The ERP system consists of software support modules, such as: marketing and sales, field service, product design and development, production and inventory control, procurement, distribution, industrial facilities management, process design and development, manufacturing, quality, human resources, finance and accounting, and information services’
Sementara Daniel O’Leary mendefinisikannya sebagai:
’ERP systems are computer based systems designed to process an organization’s transactions and facilitate integrated and real-time planning, production, and customer response. In particular ERP systems will be assumed to have certain characteristics’
Dari kedua definisi tersebut, jelas terlihat bahwa konsep ERP dikembangkan dengan latar belakang pemikiran perlunya dilakukan aktivitas pengintegrasian proses secara lintas fungsi di dalam perusahaan, agar dapat lebih responsif terhadap berbagai kebutuhan pelanggan atau “customer”. Dilibatkannya aplikasi atau software dalam konsep ERP adalah semata-mata karena perangkat teknologi tersebut dapat memberikan nilai tambah berupa: penghapusan proses-proses yang tidak perlu (process elimination), penyederhanaan proses-proses yang rumit atau bertele-tele (process simplification), penyatuan proses-proses yang redundan (process integration), dan pengotomatisasian proses-proses yang manual (process automation).
Sebagai tambahan, pengertian integrasi menyangkut hal-hal sebagai berikut:
• Penghubungan antar berbagai aliran proses bisnis.
• Teknik komunikasi.
• Sinkronisasi operasi bisnis.
• Koordinasi operasi bisnis.
Karakteristik tertentu dari ERP yang dimaksud dalam definisi ERP oleh Daniel E. O’Leary di atas meliputi hal-hal sebagai berikut ini:
• Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.
• Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
• Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.
• Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.
• Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time)
• Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.
• Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional.
• Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali.
Adapun beberapa keuntungan dari penggunaan sistem informasi terpadu dalam konsep ERP ini antara lain dapat disebutkan sebagai berikut:
• ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
• ERP juga memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya berupa perbedaan valuta, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan.
• ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan pembetulan banyak sistem komputer yang terpisah.
• ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya sekedar memonitor saja. Dengan ERP, manajemen tidak hanya mampu untuk menjawab pertanyaan ’Bagaimana keadaan kita ?’ tetapi lebih-lebih mampu menjawab pertanyaan ’Apa yang kita kerjakan untuk menjadi lebih baik ?’
• ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen supply chain dengan kemampuan memadukannya.
Yang perlu diperhatikan di sini adalah bahwa tidak selalu aktivitas “perampingan” proses tersebut berdampak pada pemutusan hubungan kerja. Karena, di beberapa perusahaan salah satu alasan untuk menerapkan konsep ERP adalah untuk melakukan empowerement terhadap manajemen dan karyawannya. Artinya, yang bersangkutan tidak perlu lagi membuang banyak waktu untuk melakukan proses-proses yang bersifat administratif (non value added activities), melainkan dapat lebih banyak meluangkan waktunya untuk memikirkan hal-hal yang bersifat strategis, seperti: bagaimana mengembangkan perusahaan, bagaimana mencari sumber-sumber pendapatan baru, bagaimana mencari pelanggan lebih banyak, bagaimana menjalin hubungan lebih baik dengan mitra bisnis, dan lain sebagainya.
Namun, hal itu bukan berarti tidak adanya kasus pemutusan hubungan kerja. Karena banyak sekali kasus penerapan ERP yang bersamaan dengan penerapan konsep manajemen perubahan (change management), semacam Business Process Reengineering (perubahan secara radikal untuk meningkatkan perbaikan kinerja usaha secara dramatis), yang salah satu konsekuensi logisnya adalah perampingan jumlah karyawan.
Keuntungan menggunakan sistem ERP sering kali sulit untuk mengukur secara kuantitatif, karena 1). kadang-kadang ERP meningkatkan pendapatan dan mengurangi biayam namun secara tidak kelihatan sehingga sulit untuk diukur, dan 2) kadang-kadang perubahan dan keuntungan terjadi dalam jangka waktu yang cukup lama, sehingga sulit dilacak kembali.
Hanya saja, hal-hal berikut ini dapat disampaikan sebagai faktor yang mempengaruhi pengembalian investasi yang ditanamkan untuk penggunaan ERP:
• Karena ERP mengurangi, bahkan mungkin menghilangkan, usaha percuma dan duplikasi data, maka akan ada penghematan dalam biaya operasi. Salah satu studi menunjukkan bahwa 33% perusahaan memperoleh penghematan biaya dalam manajemen pesanan penjualan, dan 34% mengatakan bahwa sistem ERP mereka sangat mengurangi kebutuhan jumlah karyawan.
• Karena sistem ERP dapat membantu arus barang dan jasa dengan lebih cepat, lebih banyak penjualan dapat diciptakan untuk setiap bulan.
• Beberapa perusahaan yang tidak menggunakan sistem ERP kadang-kadang terpaksa ditutup karena tidak mampu bersaing dengan perusahaan yang menggunakan ERP. Pertanyaan yang cukup sulit dijawab ialah bagaimana mengukur keuntungan keuangan ini agar perusahaan dapat tetap hidup.
• Pelaksanaan sistem ERP yang lancar akan menghilangkan frustrasi di kalangan pemasok, pegawai sendiri, pelanggan, dan distributor, dimana keuntungan ini sulit dihitung secara kuantitatif.
• Karena penghematan biaya dan penambahan pendapatan terjadi dalam waktu yang lama, maka sulit juga menghitung berapa nilai uang yang didapat sebagai akibat investasi ERP untuk pertama kalinya.
• Karena implementasi ERP memerlukan waktu, dan sementara itu mungkin ada faktor lain dalam bisnis yang mempengaruhi keuntungan dan biaya perusahaan, maka sulit mengisolasi pengaruh yang hanya diakibatkan oleh implementasi ERP.
Pengembalian investasi biasanya dapat dihitung dengan perhitungan return on investment (ROI). ROI adalah rasio antara keuntungan proyek dan biaya yang dikeluarkan untuk proyek tersebut. Untuk kasus implementasi ERP perhitungan ini tidak mudah, karena sering kali keuntungan yang didapat tidak dapat dihitung secara kuantitatif dan berbagai sebab lainnya, seperti telah disebutkan di atas.
Namun, beberapa perusahaan toh mencoba menghitung ROI ini. Misalnya Pitney Bowes, perusahaan pembuat mesin fax dan fotokopi, mengatakan bahwa pengembalian investasi ERP didapat hampir secara langsung, berupa pengurangan biaya operasi total sebesar 28%, kenaikan penjualan sebesar 4% (dari $ 4 miliar per tahun), dan peningkatan akurasi agen penjualan sebesar 41%, yang berarti meningkatkan kepuasan pelanggan.
Toro, pedagang besar dari pabrik pemotong rumput, mengaku memperoleh keuntungan dari implementasi ERP dalam jangka panjang. Toro menghabiskan biaya US$ 25 juta untuk sistem ERP selama 4 tahun. Semula, sulit menghitung berapa ROI yang diperoleh. Kemudian dengan bertambahnya jumlah pelanggan, maka lebih mudah menghitung ROI ini. Misalnya, diperoleh penghematan sebesar US$ 10 juta dalam bentuk pengurangan persediaan barang, sebagai hasil dari perbaikan pengelolaan persediaan, pergudangan, dan metoda distribusi. Tetapi ada juga, misalnya Fox Meyer, yang mengalami bangkrut gara-gara mengimplementasikan ERP ini. Tentu ada sebab-sebab tertentu yang menyebabkan kegagalan implementasinya.
’ERP is a complete enterprise wide business software solution. The ERP system consists of software support modules, such as: marketing and sales, field service, product design and development, production and inventory control, procurement, distribution, industrial facilities management, process design and development, manufacturing, quality, human resources, finance and accounting, and information services’
Sementara Daniel O’Leary mendefinisikannya sebagai:
’ERP systems are computer based systems designed to process an organization’s transactions and facilitate integrated and real-time planning, production, and customer response. In particular ERP systems will be assumed to have certain characteristics’
Dari kedua definisi tersebut, jelas terlihat bahwa konsep ERP dikembangkan dengan latar belakang pemikiran perlunya dilakukan aktivitas pengintegrasian proses secara lintas fungsi di dalam perusahaan, agar dapat lebih responsif terhadap berbagai kebutuhan pelanggan atau “customer”. Dilibatkannya aplikasi atau software dalam konsep ERP adalah semata-mata karena perangkat teknologi tersebut dapat memberikan nilai tambah berupa: penghapusan proses-proses yang tidak perlu (process elimination), penyederhanaan proses-proses yang rumit atau bertele-tele (process simplification), penyatuan proses-proses yang redundan (process integration), dan pengotomatisasian proses-proses yang manual (process automation).
Sebagai tambahan, pengertian integrasi menyangkut hal-hal sebagai berikut:
• Penghubungan antar berbagai aliran proses bisnis.
• Teknik komunikasi.
• Sinkronisasi operasi bisnis.
• Koordinasi operasi bisnis.
Karakteristik tertentu dari ERP yang dimaksud dalam definisi ERP oleh Daniel E. O’Leary di atas meliputi hal-hal sebagai berikut ini:
• Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.
• Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
• Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.
• Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.
• Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time)
• Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.
• Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional.
• Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali.
Adapun beberapa keuntungan dari penggunaan sistem informasi terpadu dalam konsep ERP ini antara lain dapat disebutkan sebagai berikut:
• ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
• ERP juga memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya berupa perbedaan valuta, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan.
• ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan pembetulan banyak sistem komputer yang terpisah.
• ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya sekedar memonitor saja. Dengan ERP, manajemen tidak hanya mampu untuk menjawab pertanyaan ’Bagaimana keadaan kita ?’ tetapi lebih-lebih mampu menjawab pertanyaan ’Apa yang kita kerjakan untuk menjadi lebih baik ?’
• ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen supply chain dengan kemampuan memadukannya.
Yang perlu diperhatikan di sini adalah bahwa tidak selalu aktivitas “perampingan” proses tersebut berdampak pada pemutusan hubungan kerja. Karena, di beberapa perusahaan salah satu alasan untuk menerapkan konsep ERP adalah untuk melakukan empowerement terhadap manajemen dan karyawannya. Artinya, yang bersangkutan tidak perlu lagi membuang banyak waktu untuk melakukan proses-proses yang bersifat administratif (non value added activities), melainkan dapat lebih banyak meluangkan waktunya untuk memikirkan hal-hal yang bersifat strategis, seperti: bagaimana mengembangkan perusahaan, bagaimana mencari sumber-sumber pendapatan baru, bagaimana mencari pelanggan lebih banyak, bagaimana menjalin hubungan lebih baik dengan mitra bisnis, dan lain sebagainya.
Namun, hal itu bukan berarti tidak adanya kasus pemutusan hubungan kerja. Karena banyak sekali kasus penerapan ERP yang bersamaan dengan penerapan konsep manajemen perubahan (change management), semacam Business Process Reengineering (perubahan secara radikal untuk meningkatkan perbaikan kinerja usaha secara dramatis), yang salah satu konsekuensi logisnya adalah perampingan jumlah karyawan.
Keuntungan menggunakan sistem ERP sering kali sulit untuk mengukur secara kuantitatif, karena 1). kadang-kadang ERP meningkatkan pendapatan dan mengurangi biayam namun secara tidak kelihatan sehingga sulit untuk diukur, dan 2) kadang-kadang perubahan dan keuntungan terjadi dalam jangka waktu yang cukup lama, sehingga sulit dilacak kembali.
Hanya saja, hal-hal berikut ini dapat disampaikan sebagai faktor yang mempengaruhi pengembalian investasi yang ditanamkan untuk penggunaan ERP:
• Karena ERP mengurangi, bahkan mungkin menghilangkan, usaha percuma dan duplikasi data, maka akan ada penghematan dalam biaya operasi. Salah satu studi menunjukkan bahwa 33% perusahaan memperoleh penghematan biaya dalam manajemen pesanan penjualan, dan 34% mengatakan bahwa sistem ERP mereka sangat mengurangi kebutuhan jumlah karyawan.
• Karena sistem ERP dapat membantu arus barang dan jasa dengan lebih cepat, lebih banyak penjualan dapat diciptakan untuk setiap bulan.
• Beberapa perusahaan yang tidak menggunakan sistem ERP kadang-kadang terpaksa ditutup karena tidak mampu bersaing dengan perusahaan yang menggunakan ERP. Pertanyaan yang cukup sulit dijawab ialah bagaimana mengukur keuntungan keuangan ini agar perusahaan dapat tetap hidup.
• Pelaksanaan sistem ERP yang lancar akan menghilangkan frustrasi di kalangan pemasok, pegawai sendiri, pelanggan, dan distributor, dimana keuntungan ini sulit dihitung secara kuantitatif.
• Karena penghematan biaya dan penambahan pendapatan terjadi dalam waktu yang lama, maka sulit juga menghitung berapa nilai uang yang didapat sebagai akibat investasi ERP untuk pertama kalinya.
• Karena implementasi ERP memerlukan waktu, dan sementara itu mungkin ada faktor lain dalam bisnis yang mempengaruhi keuntungan dan biaya perusahaan, maka sulit mengisolasi pengaruh yang hanya diakibatkan oleh implementasi ERP.
Pengembalian investasi biasanya dapat dihitung dengan perhitungan return on investment (ROI). ROI adalah rasio antara keuntungan proyek dan biaya yang dikeluarkan untuk proyek tersebut. Untuk kasus implementasi ERP perhitungan ini tidak mudah, karena sering kali keuntungan yang didapat tidak dapat dihitung secara kuantitatif dan berbagai sebab lainnya, seperti telah disebutkan di atas.
Namun, beberapa perusahaan toh mencoba menghitung ROI ini. Misalnya Pitney Bowes, perusahaan pembuat mesin fax dan fotokopi, mengatakan bahwa pengembalian investasi ERP didapat hampir secara langsung, berupa pengurangan biaya operasi total sebesar 28%, kenaikan penjualan sebesar 4% (dari $ 4 miliar per tahun), dan peningkatan akurasi agen penjualan sebesar 41%, yang berarti meningkatkan kepuasan pelanggan.
Toro, pedagang besar dari pabrik pemotong rumput, mengaku memperoleh keuntungan dari implementasi ERP dalam jangka panjang. Toro menghabiskan biaya US$ 25 juta untuk sistem ERP selama 4 tahun. Semula, sulit menghitung berapa ROI yang diperoleh. Kemudian dengan bertambahnya jumlah pelanggan, maka lebih mudah menghitung ROI ini. Misalnya, diperoleh penghematan sebesar US$ 10 juta dalam bentuk pengurangan persediaan barang, sebagai hasil dari perbaikan pengelolaan persediaan, pergudangan, dan metoda distribusi. Tetapi ada juga, misalnya Fox Meyer, yang mengalami bangkrut gara-gara mengimplementasikan ERP ini. Tentu ada sebab-sebab tertentu yang menyebabkan kegagalan implementasinya.
Langganan:
Postingan (Atom)